Många organisationer står inför stora arbetsmiljöförändringar i och med det digitala (aktivitetsbaserat arbetssätt, digitala flexibla arbetslivet), men också på grund av ökad stress, psykisk ohälsa och ökade krav i arbetslivet (och faktiskt även privat). Dessa strategiska råd kommer öka chansen att förändringsprocessen lyckas. 

Att genomföra förändringar inom arbetsmiljö handlar om att rucka på invanda beteenden och trygghet. Därför är det viktigt att leda med lyhördhet, tydlig intention och transparens. Med 15 års erfarenhet av förändringsarbete inom hälsa och arbetsmiljö vill jag dela med mig av hur ni ökar chansen att lyckas.

Varför? What is your intention?

Grundfrågan ni ska fråga er är varför ni ska göra förändringen? Vad tjänar företaget på det ekonomiskt? Vad tjänar individerna på det när det kommer till effektivitet, arbetsglädje och stressreducering? Den sista frågan är viktigast, eftersom medarbetare måste känna att de själva vinner något på förändringen.  Idag går det en trend i att införa aktivitetsbaserat kontor (efter en tidigare trend med öppna kontorslandskap). Det finns mycket att vinna på detta, samtidigt som utmaningarna är många.

Case-exempel: En av mina kunder skulle införa aktivitetsbaserat kontor. Jag poängterade gång på gång att de måste kommunicera fördelarna med lyhördhet och transparens. Frågor och oroliga funderingar från medarbetarna började bubbla, vilket resulterade i att jag fick hålla en föreläsning för att belysa möjligheter och utmaningar. Mitt strategiska stöd fick arbetsgivaren att vara tydlig med visionen.

Öka medvetenheten och kunskap kopplat till behov

Ofta behövs ökad kunskap för att ett förändringsprocess ska bli smidig. Vad behöver chefer och medarbetare mer kunskap inom? Behöver de få reflektera över sin arbetssituation och hur olika strukturer inom den organisatoriska och psykosociala arbetsmiljön ser ut idag? Vad fungerar och vad fungerar inte?

Case-exempel: På arbetsplatsen hos en av mina kunder skulle flexibiliteten att kunna jobba var och när man vill öka. Jag kunde dock se att de hade den flexibiliteten (laptops, mobiltelefoner) redan, men att själva strukturen kring arbetssättet inte fanns. Policys började ta form och min roll blev några seminarium för att öka medvetenheten om den digitala tillgängligheten som redan fanns i deras liv, om hur olika personer integrerar och separerar arbete och privatliv och sist men inte minst att de måste föra en dialog kring det. För ökad medvetenhet och förståelse.

Delaktighet & transparens

När det gäller beteendeförändringar är autonomi (självstyre, självbestämmanderätt) det som ökar vilja och motivationen mest hos oss människor. Genom att chefer och medarbetare får vara delaktiga i processen, få göra sin röst hörd och ge input ökar motivationen och viljan till förändring. Detta är självklart helt centralt för kunna leda en grupp eller hel organisation mot nya arbetssätt. Vad kan du som chef och HR lära er av medarbetarna, som faktiskt är dem som som jobbar “ute på golvet”?

Case-exempel: En kund till mig brottades med en dålig psykosocial arbetsmiljö. Genom min workshop och föreläsning fick medarbetarna på ett snyggt sätt berätta om deras behov och deras utmaningar. I och med detta fick HR ovärderlig kunskap om behov och kunde dels kommunicera med rätt språk men också med en transparens om hur de såg på situationen. Medarbetarna hade fått göra sin röst hörd. En viktig lärdom arbetsgivaren fick med sig genom mitt arbete var att inte hitta svaren på allt själv; medarbetarna vet oftast vad de behöver för bättre arbetsmiljö. Är du villig som arbetsgivare att tillmötes gå detta?

Dra inte alla över en kam

Det här är svårt för många arbetsgivare OCH arbetstagare att svälja. Men en förändring måste vara relevant för individen/gruppen för att implementeringen inte ska haverera (och kosta massor i onödan).

Case-exempel: Tillbaka till aktivitetsbaserat arbetssätt. En kund till mig skulle flytta till nya lokaler där ingen skulle ha ett eget bord. Allt skulle rensas och in i skåp vid arbetsdagens slut. Min fråga var; passar det alla? Ökar det effektiviteten hos alla? Tack och lov hade jag planterat tanken hos arbetsgivaren, för efter flytten så visade det sig att vissa medarbetare jobbade med stora ritningar och att rulla ut dem varje morgon och packa ihop allt varje eftermiddag var extremt tidskrävande. Arbetsgivaren fick backa på punkten att “en förändring måste gälla alla”.

Skapa möjligheten att realisera förändringen

Är den planerade förändringen ens möjlig med hur det ser ut idag? Finns verktyg, kunskap och rätt strukturer (både fysiska och sociala) för att det ska lyckas? En forskningssammanställning från Harward University visade att “skapa möjligheten” är absolut viktigaste vid beteendeförändring.

Case-exempel: En kund till mig ville öka de hälsosamma valen eftersom energin var låg och stressen hög. I matsalen fanns ett kylskåp med mat och snacks (bra tanke) men tyvärr väldigt ohälsosamma alternativ. När Gorbys, Coca-cola och färdiga små Felixrätter (ni vet dem där som ser fina ut på bilden och är nada när man öppnar förpackningen) rykte och ersattes med hälsosammare alternativ. För att inte bestämma för mycket gjordes godis lite mindre tillgängligt än frukt och nötter. Mitt råd var också mötesrum med stående möblering, vilket resulterade i bättre energi, effektivitet och samarbeten.

Att skapa möjligheter handlar inte enbart om så praktiska faktorer som ovan utan också om organisationens kultur och klimat. Och kom ihåg att policys är bara ett ramverk, inget som skapar den faktiska förändringen.

Se till hela livet

När gränsen mellan arbete och fritid suddas ut mer och mer, i och med våra digitala hjälpmedel är min övertygelse om att arbetsgivaren måste börja se utanför arbetstiden. På samma sätt som arbete kan spilla över till privatlivet så kan aktiviteter relaterade till privatlivet spilla över på arbetet. I en tillvaro då vi kan jobba hemma och har sms, Facebook, mail, Instagram etc. i våra mobiler så finns privatlivet tillgängligt under arbetstid. Om stressen är lika hög i privatlivet på grund av ett pressat schema och ingen tid för återhämtning, borde detta vara intressant för arbetsgivaren.

Case-exempel: Här finns det många exempel. Hos de flesta av mina kunder har jag haft föreläsningar med ett helhetstänk kring välbefinnande, stress och energi. En kund hade stora problem med ohälsa hos kvinnor som fött sitt första barn. Arbetet gick smidigt men de fick inte den återhämtningen de behövde, eftersom städning och att handla mat hamnade på deras ansvar. Det går ju knappast att klampa in i människors privatliv och prata om jämställdhet, men varför inte betala städhjälp till dem under tiden som är mest pressande. Jag fick inte igenom den idén dock, men tror att arbetsgivare vinner mycket på att se utanför arbetsplatsen om man vill underlätta för medarbetare med pressade scheman.

Våga revidera

Var inte en bångstyrig arbetsgivare som inte kan backa med din förändring. Våga lyssna in, utvärdera och ändra. Våga låta medarbetarna bestämma och ge input. Våga släpp på din egen agenda och ledning. Förändringsledning handlar lika mycket om att leda som att lära och lyssna.

Det här är bara några punkter och tankar. Vill du få mer inspiration kan du läsa 7 punkter för lyckat arbetsmiljöarbete.

Kontakta mig för strategiskt stöd, operativa idéer och seminarium

Vad står ni inför för arbetsmiljöförändringar. Under åren har jag haft seminarium med titlarna “En arbetsplats med positiv energi”, “Flexilbe Worklife”, “Tid för reflektion ger svar”, “Insikt, Avsikt, Utsikt”, “Begränsa, Avgränsa, Begränsa”. Mitt fokus ligger på utbildning i kombo med inspiration. Mitt strategiska stöd har fokus på att lägga grunden till det som behövs – för att genomföra och driva det operativa som gynnar både organisationen och individen.

Släng iväg ett mail på fredrik(at)junao.se och berätta kort om vilken förändring ni står inför så ska jag göra allt jag kan för att ge av mina 15 års erfarenhet med kunskap och inspiration.