Digitaliseringen har funnits i våra liv länge. Men det är först nu som organisationer på allvar börjar hitta strategier och sätt att hantera flexibiliteten. Detta är något jag föreläser mycket om och i denna artikel kan ni få tips och tankar med er. 

Vars sig det gränslösa arbetslivet – det flexibla arbetslivet – har varit ett uttalat fenomen på din arbetsplats eller inte så har tillgängligheten funnits i våra liv i många år nu. De flesta har arbetets e-post i mobilen, men också privata kontaktytor som sms, Instagram, privat e-post etc. Eftersom gränsen mellan jobb och privatliv har suddats ut existerar flexibiliteten och tillgängligheten åt båda hållen. I många situationer är våra professionella och privata roller mixade.

4 intressanta saker att reflektera kring:

Arbetstid och arbetsplats

Koncepten arbetsplats och arbetstid är utmanade idag. Vad händer med arbetstid när arbetsplatsen kan variera? Hur hanterar vi vår tid och vad gör vi för gränsdragningar när platsen inte bara är vårt skrivbord på kontoret?

Balans mellan arbete och fritid

När gränserna suddas ut – hur definierar vi en balans mellan arbete och fritid? Och är du anställd så jobbar du i en kontext – en organisation – med en kultur och ett klimat som påverkar dina egna val och gränsdragningar. Hur förhåller vi oss till det?

En digital värld och IRL samtidigt

Den digitala världen och verkligheten är ofta existerande samtidigt. Våra digitala verktyg är med oss på möten och under privata aktiviteter – hur interagerar vi med dessa två… vilka val ger energi och fokus till det som krävs i den stunden?

Gränslöst arbetsliv och olika personligheter

Eftersom vi har olika personligheter så hanterar vi också det digitala och tillgängligheten på olika sätt. Forskningen pratar om olika sätt att integrera arbetsliv och privatliv samt olika sätt att separera. En intressant personlighet/strategi är en person som “separerar i tid”. Det menas att hen arbetar inte under fritid och engagerar sig inte i några privata aktiviteter (t ex privata sms, mail, Facebook) under arbetstid… men arbetsplats kan variera. Denna person är flexibel gällande plats men inte tid. Vad tillkommer det då för utmaningar när arbetsplatsen kanske är hemma vissa dagar? Kommer privatlivet spilla över? Slutar vi jobba när arbetstiden är slut? Har vi arbetat vår arbetstid? Vad är flexibelt?

4 tips till dig som arbetsgivare (dessa tips kommer från intervjuer med arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer samt några chefer):

  1. Det är vanligt att arbetstagare tror att det finns krav på att vara nåbar efter arbetstid. Ofta för att förväntningar inte är uttalade. Därför är det initialt viktigaste att börja prata om att den digitala arbetsmiljön är en del av arbetsmiljö och välbefinnande och att vara tydlig på vad du förväntar dig av dina medarbetare. Både när det gäller generella mål för arbetet och nåbarheten på kvällar, helger och semestrar.
  2. Genom att ha en specifik policy med riktlinjer och ramar för hur och när det är ok att kommunicera med varandra skapar ni trygghet hos medarbetarna. Det flexibla arbetslivet är situationsbaserat och därför måste ramar utvecklas utifrån medarbetarnas arbetssituation och behov. En intern behovsanalys kan vara på sin plats. (En säljande hint; detta kan jag Fredrik Grythberg hjälpa er med.)
  3. Utbilda personalen i de digitala verktygen så att det underlättar prioritering och mötesbokning, och minimerar flödet av onödiga mailkonversationer. Det kan vara viktigt att lyfta en sådan enkel sak som hur man stänger av aviseringar på mobiltelefonen, men också att poängtera att alla har ett individansvar för att kontrollera sitt digitala användande – både i arbetslivet och privatlivet.
  4. Och sist men inte minst; Ansvaret ska inte läggas på skyddsombud eftersom de oftast inte har utbildning inom digital arbetsmiljö. Det finns idag specifika utbildningar inom området och kompetenta rådgivare som kan utbilda chefer och medarbetare.

5 tips till dig som individ att hantera det digitala

  1. Sätt mobilen på ljudlös och lägg den i ett annat rum än sovrummet när du sover.
  2. Använd en klassisk väckarklocka! Varför? Jo för annars ökar risken att du börjar kolla annat i mobilen när du vaknar och aktiverar därmed i värsta fall dopaminet (belöningssystemet) och så är du inne i snurran att kolla mobilen ofta under dagen.
  3. Sätt på flightmode under möten eller lämna mobilen utanför
  4. Ta inte med dig mobilen in på toaletten under arbetstid. Ge dig själv en paus.
  5. Göm vissa appar under helg eller i alla fall på semestern. Varför ha jobbmailappen synlig när du ligger på en playa i Thailand?

 

Avslutningsvis

Vi människor har olika personligheter, arbetsplatser har olika kulturer och klimat och även inom en organisation så finns det olika behov. Det är en utmaning! Därför är det viktigt att lyfta frågan, diskutera, få kunskap och jobba vidare med flexibiliteten och tillgängligheten. Det finns inte en lösning för alla.

Här är förresten en teaser från föreläsningen “Flexible Worklife” som jag hade för H&M´s Globala HK i Stockholm i januari 2019:

När du har kollat videon; klicka här för den inspirerande förstasidan